Datenschutzerklärung der App 4later für iOS und iPadOS
Stand: 23. Oktober 2026 - Version 3.13
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
4later UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Herrn Tobias Stöger
Friedrich-Dürr-Straße 16
85221 Dachau
Deutschland
Für Datenauskünfte wenden Sie sich bitte an die E-Mail-Adresse support@4laterapp.com.
2.1 Anmeldung mit Apple- oder Google-Account: Die Nutzung der App setzt eine Anmeldung mit einem Apple-Account oder einem Google-Account voraus. Dabei werden Name und E-Mail-Adresse gespeichert (bei Apple Sign-In optional per Private Relay ohne Klartext-E-Mail-Adresse). Eine Anmeldung mit E-Mail und Passwort existiert nicht; 4later verarbeitet keine Passwörter.
2.2 Bestandskonten ohne Anmeldung: In einer früheren Testphase konnten Konten ohne Anmeldung (anonym) erstellt werden. Solche Bestandskonten bleiben weiterhin nutzbar und können jederzeit mit einem Apple- oder Google-Account verknüpft werden (dieselben Daten bleiben erhalten). Neue anonyme Konten werden seit dem 30. Juli 2026 nicht mehr erstellt.
Alle Daten, die durch die Nutzung der App erhoben werden, werden in der Europäischen Union auf Google Cloud-Infrastruktur verarbeitet und gespeichert:
Firestore-Datenbank: EU-Multi-Region (eur3, Belgien und Niederlande)
Cloud Storage (Dateien, Attachments): EU-Multi-Region
Cloud Functions (serverseitige Verarbeitung): europe-west1 (Belgien)
Google Gemini (KI-Analyse): EU-Multi-Region; ist sie ausgelastet, ersatzweise europe-west3 (Frankfurt, Deutschland)
Screenshot-Dienst (eigene Infrastruktur): europe-west1 (Belgien)
Personenbezogene Daten: Bei Anmeldung über Apple oder Google werden Name und E-Mail-Adresse gespeichert und für die Synchronisation über mehrere Geräte genutzt. Bei anonymen Bestandskonten (Abschnitt 2.2) werden keine Namen oder E-Mail-Adressen erhoben.
Alle Datenübertragungen zwischen der App, den Google-Diensten und unseren eigenen Diensten sind durch Transport Layer Security (TLS) verschlüsselt. Daten werden at Rest mit AES-256 verschlüsselt (von Google verwaltete Schlüssel).
Ausnahmen mit Drittlandtransfer: Push-Benachrichtigungen werden über den Apple Push Notification Service (APNS, USA) und Google Firebase Cloud Messaging übertragen. Apple verarbeitet diese Daten unter dem EU-US Data Privacy Framework. Support-Anfragen über Freshdesk werden in den USA und Indien verarbeitet (siehe Abschnitt 7). Verbinden Sie für den Ordner-Import Ihr Dropbox-Konto, tauscht unser Server dafür Daten mit Dropbox, Inc. (USA) aus (siehe Abschnitte 6.9 und 7).
Unsere App verwendet folgende Google-Firebase-Dienste zur Bereitstellung der Kernfunktionalität:
Firebase Authentication: Benutzerkontoverwaltung (UID, optional E-Mail/Name)
Cloud Firestore: Speicherung der Nutzerinhalte (Topics, Items, Filter, Erinnerungen)
Cloud Storage: Speicherung hochgeladener Dateien (PDFs, Bilder, Dokumente)
Cloud Functions: Serverseitige Geschäftslogik (z. B. E-Mail-Import, Thumbnail-Erstellung)
Firebase Cloud Messaging: Zustellung von Push-Benachrichtigungen (Device-Tokens)
Firebase App Check: Schutz der Server-APIs vor unautorisiertem Zugriff (Device-Attestation-Tokens)
Geräte- und Installationsdaten: Beim Start der App und beim Wechsel in den Vordergrund werden für jedes von Ihnen genutzte Gerät folgende Daten an unsere Server (Firebase, europe-west1) übertragen und unter Ihrer Nutzer-ID gespeichert: eine zufällige, geräteinterne Installations-Kennung (Firebase Installations ID), App-Version, Betriebssystem-Version, Hardware-Modell, Plattform (iPhone/iPad/Mac), Sprache, Zeitzone, Push-Token für Mitteilungen, ob Sie der App Mitteilungen und den Kalenderzugriff erlaubt haben (nur der Erlaubnisstatus, keine Kalenderinhalte), wie lange und wie oft Sie die App und ihre Erweiterungen pro Tag genutzt haben (nur Tagessummen der Nutzungszeit und die Anzahl der Sitzungen je Gerät, keine Inhalte, keine besuchten Bildschirme), welche 4later-Widgets auf dem Gerät eingerichtet sind (nur die Anzahl je Art, also fällig, ungelesen oder Thema, und je Größe; keine Themen, keine Titel, keine Inhalte) und wie oft Sie pro Tag die Widgets und die Kontrollzentrum-Knöpfe von 4later angetippt haben (nur Tageszähler je Art des Tipps, z. B. „Fällig-Liste geöffnet“ oder „Sprachnotiz-Knopf“; keine Inhalte, keine Themen), an welchen Tagen die App Sie um eine Bewertung im App Store gebeten hat und bei welcher Art von Moment (nur ein Tageszähler je Art, z. B. „erster verarbeiteter Eintrag angesehen“; ob und wie Sie bewertet haben, erfahren wir nicht, Apple teilt das nicht mit), wie oft pro Tag beim Start der App der Bildschirm „Verbindungsproblem“ erschien und wie oft Sie dort „Erneut versuchen“ angetippt haben (nur Tageszähler, kein Fehlertext, keine weiteren Angaben), der Bezugskanal der App (App Store oder TestFlight) sowie das Land Ihres App-Store-Kontos (Storefront, z. B. "Deutschland" – dies ist KEINE Standortermittlung, sondern die Ländereinstellung Ihres Apple-Kontos). Zweck: korrekte Lokalisierung von Erinnerungen und Wartungsläufen an Ihrer Zeitzone (Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Zustellung von Push-Benachrichtigungen (Vertragsdurchführung), Diagnose von Fehlern und nutzungsbasierte Verbesserung der App (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufbewahrung: bis zur Kontolöschung; Geräte, die länger als 12 Monate inaktiv sind, werden automatisch entfernt.
Abonnement-Status: Ihr aktueller Abonnement-Tier (z. B. "Premium Monthly") und das aktuelle Ablaufdatum werden in Ihrem Konto gespeichert, um Ihren Funktionsumfang geräteübergreifend bereitzustellen. Nutzen mehrere 4later-Konten das Abonnement derselben Apple-ID, speichern wir je Abonnement, welche Konten es gerade nutzen und wann sie es zuletzt verwendet haben, um die zulässige Zahl je Plan durchzusetzen (Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ein Abonnement kann uns auch über Apples Familienfreigabe erreichen, also von einer anderen Apple-ID freigegeben sein. Wir verarbeiten dann dieselben Angaben wie sonst, nämlich Transaktionskennung, Stufe und Ablaufdatum; wer die Freigabe erteilt hat und wer sonst noch dazugehört, erfahren wir von Apple nicht.
Eingabequelle pro Eintrag: Pro gespeichertem Eintrag halten wir fest, wie der Eintrag erstellt wurde (z. B. App-Eingabe, Teilen-Erweiterung, Aktion-Erweiterung, E-Mail-Import, Ordner-Import, Einfügen aus Zwischenablage). Zweck: Verbesserung der Eingabe-Wege.
Interne Diagnose-Statistiken: Für Diagnose und Wartung speichern wir Statistiken über interne Cron-Läufe (Anzahl bearbeiteter Einträge, Dauer, eventuelle Fehler) bis zu 12 Monate sowie täglich anonymisierte Nutzungs-Aggregate (Tagesstatistiken) dauerhaft.
Die App nutzt KEINE Analytics- oder Tracking-Dienste. Wir verwenden kein Firebase Analytics, kein Crashlytics, keine Werbe-IDs und kein Browser-Fingerprinting. Es werden keine Standortdaten, Kontaktdaten oder Gesundheitsdaten erhoben.
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Benutzerkonto und alle damit verbundenen Daten jederzeit manuell über die App-Einstellungen zu löschen.
In den Papierkorb verschobene Inhalte werden nach einer nutzerkonfigurierbaren Frist (von sofort bis 1 Jahr) automatisch gelöscht.
Löschung nicht genutzter Konten: Wird ein Benutzerkonto 12 Monate lang nicht genutzt, das heißt, in dieser Zeit erfolgt weder eine Anmeldung noch eine Nutzung der App mit diesem Konto, löschen wir das Konto mit allen zugehörigen Inhalten. Vorher kündigen wir die Löschung an: Wir senden drei Hinweise an die E-Mail-Adresse des Kontos, etwa 30, 14 und 3 Tage vor dem Löschtermin. Bei einer Anmeldung mit Apple und verborgener E-Mail-Adresse gehen die Hinweise an die von Apple weitergeleitete Adresse. Um die Löschung abzuwenden, genügt es, sich vor dem Termin einmal in der App anzumelden; die Hinweise enthalten dafür bewusst keinen Link. Nicht auf diesem Weg gelöscht werden Konten mit einem laufenden Abonnement. Ist ein Abonnement abgelaufen, beginnen die 12 Monate frühestens mit seinem Ablaufdatum. Ob Sie ein Abonnement haben oder die App kostenlos nutzen, hat auf diese Frist keinen Einfluss; maßgeblich ist allein, ob das Konto genutzt wird. Gehören zu dem Konto geteilte Themen, werden diese mit allen Einträgen, auch denen anderer Mitglieder, ebenfalls gelöscht; darauf weisen die Ankündigungen ausdrücklich hin. Vor der Löschung legen wir eine Kopie des Kontos in einem nicht öffentlichen Speicher in der EU (Google Cloud Storage) ab und bewahren sie 1 Jahr auf, damit wir das Konto auf Ihre Anfrage wiederherstellen können; danach wird auch diese Kopie gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, keine Daten länger als nötig zu speichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Falls Sie die App deinstallieren, ohne Ihr Benutzerkonto zuvor zu löschen, bleiben Ihre Daten in unserer Cloud-Datenbank (Google Firestore und Cloud Storage) gespeichert.
6.1 Datenübertragung und -sicherung:
Alle Datenübertragungen zwischen der App und den Server-Diensten sind TLS-verschlüsselt.
Die App speichert lokal keine sensiblen persönlichen Informationen außerhalb der Gerätesandbox des Benutzers.
6.2 Anonyme Bestandskonten:
Benutzer, die die App aus der früheren Testphase noch anonym nutzen (Abschnitt 2.2), können ihre Daten jederzeit mit einem Apple- oder Google-Account verknüpfen; dabei bleiben alle Inhalte erhalten.
6.3 Datensicherheit:
Die 4later UG (haftungsbeschränkt) trifft alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO wird auf Anfrage bereitgestellt.
6.4 Spotlight-Indexierung (iOS Systemsuche):
Wenn Sie die Funktion "In Spotlight auffindbar" in den App-Einstellungen aktiviert haben (Standard: aktiviert), stellt 4later folgende Inhalte Ihrer Einträge der iOS Spotlight-Suche auf Ihrem Gerät zur Verfügung: Titel, Notizen, KI-Zusammenfassungen, Titel, Dateinamen und KI-Zusammenfassungen von Anhängen sowie den Namen des zugehörigen Themas. Falls ein Anhang ein zwischengespeichertes Vorschaubild hat, wird dieses ebenfalls übergeben. Das gilt für Ihre eigenen Einträge und für Einträge aus Themen, die mit Ihnen geteilt sind. 4later selbst liest diesen Suchindex nicht aus und überträgt ihn nicht an unsere Server. Nutzen Sie Siri oder Apple Intelligence, kann Apple diese Inhalte verwenden, um Ihre Anfragen zu beantworten (siehe Abschnitt 6.7). Sie können die Funktion jederzeit in den 4later-Einstellungen oder in iOS unter Einstellungen > Siri \& Suche > 4later deaktivieren; der Index auf dem Gerät wird dann geleert.
6.5 On-Device-Verarbeitung von Sprachnotizen:
Die Transkription von Sprachaufnahmen (Audio-Einträgen) erfolgt ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät (Apple SpeechAnalyzer). Audioinhalte reiner Sprachnotizen werden hierfür nicht an unsere Server oder an Google Gemini übertragen. Ausgenommen ist die Tonspur von Video-Anhängen, die im Rahmen der KI-Video-Analyse verarbeitet wird (siehe Abschnitt 7).
6.6 Geteilte Themen (Topic Sharing):
Themen können mit anderen 4later-Nutzern geteilt werden. Dabei gilt:
- Sichtbarkeit von Profildaten: Beim Teilen bzw. Beitritt werden Ihr Profilname, Ihr Profilbild (sofern hinterlegt) und Ihre Rolle (Besitzer, Bearbeiter oder Betrachter) für alle Mitglieder des Themas sichtbar – und zwar live: Ändern Sie Namen oder Bild, sehen die anderen Mitglieder sofort den aktuellen Stand. Eine Einstellung, Name oder Bild gegenüber Mitgliedern zu verbergen, gibt es nicht – wer an geteilten Themen teilnimmt, zeigt den anderen Beteiligten immer seinen aktuellen Profilnamen und sein aktuelles Profilbild. Ein hinterlegter Profilname ist Voraussetzung für das Teilen und den Beitritt. Für Mitglieder ist zudem das jeweilige Beitrittsdatum einsehbar. Technischer Hinweis: Der Profildatensatz (Name und Bild) ist für angemeldete 4later-Nutzer abrufbar, die Ihre Nutzerkennung kennen – das sind in der Praxis Ihre Mitglieder in geteilten Themen; ein Durchsuchen oder Auflisten aller Profile ist technisch unterbunden.
- Einladung und Beitrittsanfrage: Der Beitritt erfolgt über einen Einladungslink und eine Beitrittsanfrage, die der Besitzer bestätigt oder ablehnt. Mit der Anfrage wird Ihr Profilname an den Besitzer übermittelt. Teilt der Besitzer den Einladungslink, zeigt die Link-Vorschau jedem Empfänger des Links den Profilnamen des Besitzers, den Titel des Themas und die Anzahl der Einträge.
- Geteilte Inhalte: Einträge, Anhänge, Titel, Notizen und KI-Zusammenfassungen eines geteilten Themas sind für alle Mitglieder entsprechend ihrer Rolle sichtbar. Die serverseitige KI-Analyse (Abschnitt 7) verarbeitet auch Inhalte, die von anderen Mitgliedern beigetragen wurden.
- Lesestatus: Für geteilte Themen wird Ihr persönlicher Lesestatus je Eintrag in Ihrem eigenen Nutzerbereich gespeichert. Der Besitzer eines geteilten Themas kann einsehen, ob die einzelnen Mitglieder einen Eintrag gelesen haben. Auf diese Sichtbarkeit wird vor dem Beitritt in der App hingewiesen. Mitglieder untereinander sehen den Lesestatus anderer Mitglieder nicht.
- Verlassen und Entfernen: Beim Verlassen eines geteilten Themas oder bei Entfernung durch den Besitzer endet Ihr Zugriff auf das Thema. Ihre persönlichen Lesemarken verbleiben in Ihrem Nutzerbereich (und greifen bei einem etwaigen Wiederbeitritt wieder); sie werden mit der Löschung Ihres Kontos gelöscht.
- Löschung geteilter Themen: Löscht oder archiviert der Besitzer ein geteiltes Thema oder löscht er sein Konto, endet das Teilen; das Thema und seine Inhalte werden nach den Regeln in Abschnitt 5 gelöscht und sind für alle Mitglieder nicht mehr zugänglich.
- Meldung von Inhalten: Mitglieder eines geteilten Themas können einen Eintrag melden, den sie für unzulässig halten (Meldegründe: anstößiger Inhalt, Belästigung, Sonstiges, jeweils mit optionalem Freitext). Gespeichert werden dabei Ihre Nutzerkennung, die Nutzerkennung des Themenbesitzers, die Kennungen von Thema und Eintrag, der gewählte Meldegrund, Ihr Freitext sowie Zeitpunkt und Bearbeitungsstand – auf unseren Servern (Firebase, europe-west1). Die gemeldete Person erfährt nicht, wer die Meldung abgegeben hat. Meldungen unterliegen bewusst KEINER automatischen Löschfrist, damit ein Vorgang während und nach der Bearbeitung nachvollziehbar bleibt; sie werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und etwaige Nachweiszwecke nicht mehr erforderlich sind. Zur Bearbeitung wird eine Benachrichtigung in einen internen Kanal des 4later-Teams gestellt (Slack, siehe Abschnitt 7). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch und an der Erfüllung der Plattformvorgaben für nutzergenerierte Inhalte).
6.7 Siri, Kurzbefehle und Apple Intelligence:
4later bietet Kurzbefehle für Siri und die Kurzbefehle-App an, zum Beispiel einen Eintrag sichern, eine Sprachnotiz aufnehmen, eine Frage an 4later stellen oder fällige und ungelesene Einträge zählen. Ab iOS 27 kann Siri mit Apple Intelligence außerdem Einträge in 4later anlegen, ändern, verschieben, öffnen und suchen.
- Was Apple verarbeitet: Ihre Spracheingabe und die Ausführung von Siri und Apple Intelligence verarbeitet Apple, je nach Anfrage auf Ihrem Gerät, auf Apple-Servern oder in Apples Private Cloud Compute. Dafür gelten die Datenschutzhinweise von Apple (https://www.apple.com/legal/privacy/data/de/ask-siri-dictation/ und https://www.apple.com/legal/privacy/data/de/intelligence-engine/). 4later erhält keine Audioaufnahme Ihrer Spracheingabe, sondern nur den erkannten Text der Anfrage.
- Was 4later an Siri zurückgibt: eine kurze Bestätigung, eine Anzahl oder die Antwort auf Ihre Frage. Damit Siri einen Eintrag finden, ändern oder Ihnen zeigen kann, übergibt 4later auf Anfrage passende Einträge (Titel, Notizen, Thema, Markierung, Erinnerungsdatum, Erledigt-Status und Links), auch aus Themen, die mit Ihnen geteilt sind, sowie den gerade angezeigten Eintrag.
- Was auf unseren Servern landet: Ein über Siri angelegter oder geänderter Eintrag wird genauso gespeichert und verarbeitet wie ein in der App eingegebener (Abschnitte 3, 4 und 7), einschließlich der Eingabequelle "Kurzbefehl". Eine Frage an 4later wird wie eine Nachricht an den KI-Assistenten verarbeitet (Abschnitt 7, KI-Assistent) und mit der Antwort in Ihrem Chat-Verlauf gespeichert.
Sie können Siri für 4later jederzeit in iOS unter Einstellungen > Siri > Apps > 4later abschalten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung auf unserer Seite ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen aufgerufenen Funktion).
6.8 Widgets und Kontrollzentrum:
4later bietet Widgets für den Home-Bildschirm und den Sperrbildschirm sowie Steuerelemente für das Kontrollzentrum an. Sie sind optional: Sie fügen sie selbst in iOS hinzu und können sie dort jederzeit wieder entfernen.
- Was die Widgets anzeigen: je nach Ihrer Auswahl fällige oder ungelesene Einträge oder die neuesten Einträge eines Themas, jeweils mit Titel, Themenname, Erinnerungszeitpunkt und der Anzahl. Das gilt auch für Einträge aus Themen, die mit Ihnen geteilt sind.
- Wo diese Daten liegen: Die App legt dafür eine kleine Datei mit diesen Angaben in einem geschützten Bereich auf Ihrem Gerät ab, auf den nur 4later und seine Widgets zugreifen. Die Einträge, Titel und Themen, die ein Widget zeigt, verlassen Ihr Gerät dafür nicht. Die Anzeige übernimmt iOS.
- Nutzungsstatistik: Damit wir sehen, ob und wie die Widgets genutzt werden, übertragen wir je Gerät nur, wie viele Widgets welcher Art (fällig, ungelesen, Thema) und Größe eingerichtet sind, und wie oft pro Tag ein Widget oder einer der Kontrollzentrum-Knöpfe angetippt wurde (Tageszähler je Art des Tipps). Inhalte, Titel und Themen gehören nicht dazu. Diese Angaben sind Teil der Geräte- und Installationsdaten (Abschnitt 4) und gelten mit deren Zweck, Rechtsgrundlage (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Aufbewahrung; die Tageszähler je Gerät halten wir für die letzten 14 Tage vor. An Dritte wird nichts übertragen.
- Sichtbarkeit: Inhalte eines Widgets auf dem Sperrbildschirm können je nach Ihren iOS-Einstellungen auch bei gesperrtem Gerät sichtbar sein. Ob Widgets im Sperrzustand angezeigt werden, legen Sie in den iOS-Einstellungen fest.
- Abmelden und Kontosperre: Melden Sie sich ab oder ist das Konto gesperrt, entfernt die App die Titel aus dieser Datei; die Widgets zeigen dann keine Einträge mehr.
Die Steuerelemente im Kontrollzentrum öffnen nur die App (neuer Eintrag, Sprachnotiz, Frage an 4later) und zeigen keine Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen eingerichteten Funktion).
6.9 Ordner-Import (iCloud Drive und Dropbox):
Mit dem Ordner-Import landen Dateien, die Sie (oder ein Scanner in Ihrem Auftrag) in einen bestimmten Ordner legen, automatisch als Einträge in 4later. Es gibt zwei Wege; beide sind optional, Sie schalten sie in den Einstellungen unter „Import“ (Zeilen „iCloud Drive“ und „Dropbox“) einzeln ein und wieder aus. Importiert werden nur PDF-Dateien und Bilder (JPEG, PNG, HEIC). Jeder Weg legt die Einträge in ein Thema, das Sie dafür wählen; ohne Wahl in das Thema „4later“.
- iCloud Drive: Die App legt in Ihrem iCloud Drive den Ordner „4later/Import“ an. Die Dateien darin liest die App auf Ihrem Gerät, solange sie geöffnet ist, und lädt sie wie einen von Ihnen gewählten Anhang auf unsere Server hoch (Abschnitte 3 und 4). Bevor die App eine Datei importiert, fragt sie unseren Server mit dem Fingerabdruck und der Größe der Datei (siehe „Schutz vor doppelten Einträgen“), ob die Datei neu ist und ob Ihr Monatskontingent noch Platz hat. Die Dateien liegen dabei in Ihrem eigenen iCloud-Konto bei Apple; 4later erhält keinen Zugang zu Ihrem iCloud-Konto und überträgt nichts an Apple. Damit der Ordner nur von einem 4later-Konto genutzt wird, legt die App neben dem Ordner eine kleine Datei mit einem Prüfwert Ihrer Nutzerkennung ab (keine Nutzerkennung im Klartext, kein Name).
- Dropbox: Verbinden Sie Ihr Dropbox-Konto, melden Sie sich dafür bei Dropbox an und erlauben der App „4later Import“ den Zugriff. Diese Erlaubnis gilt nur für den Ordner „Apps/4later Import“ in Ihrer Dropbox, nicht für Ihre übrigen Dateien; sie umfasst das Lesen der Dateien in diesem Ordner und das Löschen importierter Dateien (siehe unten). Meldet Dropbox unserem Server eine Änderung in diesem Ordner, lädt unser Server (Cloud Functions, europe-west1) die neuen Dateien direkt von Dropbox und speichert sie als Einträge; Ihr Gerät muss dafür nicht eingeschaltet sein. Nach einem Import erhalten Sie eine Mitteilung. Wir speichern dafür: den von Dropbox ausgestellten Zugangsschlüssel (verschlüsselt, der Schlüssel dazu liegt getrennt in einem geschützten Schlüsselspeicher), die Kontokennung Ihres Dropbox-Kontos, eine Positionsmarke, bis zu der der Ordner gelesen ist, sowie Ordner, Zeitpunkt der Verbindung und des letzten Abgleichs und den Status der Verbindung. Name und E-Mail-Adresse Ihres Dropbox-Kontos fragen wir nicht ab. Ein Dropbox-Konto kann nur mit einem 4later-Konto verbunden sein.
- Monatliches Kontingent: Für jeden Weg kann je Plan eine Zahl von Importen pro Kalendermonat gelten; die App zeigt in den Einstellungen, wie viele davon in diesem Monat noch übrig sind. Ist das Kontingent aufgebraucht, bleibt die Datei im Ordner liegen und wird im nächsten Monat importiert.
- Datei nach dem Import löschen: Für jeden Weg gibt es den Schalter „Datei nach dem Import löschen“, der zunächst eingeschaltet ist. Dann wird eine Datei erst gelöscht, nachdem sie vollständig in 4later gespeichert ist, nie bei einem Fehler und nie eine Datei, die schon einmal importiert wurde. In iCloud Drive kommt sie in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ (dort 30 Tage wiederherstellbar), in Dropbox wird sie nach den Regeln von Dropbox gelöscht und ist dort für die von Ihrem Dropbox-Plan vorgesehene Zeit wiederherstellbar. Ist der Schalter aus, bleibt die Datei unverändert liegen.
- Schutz vor doppelten Einträgen: Damit dieselbe Datei nie zweimal importiert wird, auch nicht nach einer Neuinstallation oder über beide Wege hinweg, führen wir je Konto ein gemeinsames Verzeichnis der importierten Dateien. Es enthält je Datei einen Fingerabdruck (SHA-256-Prüfwert über den Dateiinhalt, aus dem sich der Inhalt nicht zurückgewinnen lässt), die Quelle (iCloud Drive oder Dropbox), die Dateigröße, den Zeitpunkt, den Monat des Imports für das Kontingent und den entstandenen Eintrag samt Thema; bei Dropbox zusätzlich den Prüfwert, den Dropbox für die Datei angibt. Dateinamen und Inhalte stehen nicht darin. Löschen Sie einen importierten Eintrag, bleibt sein Fingerabdruck stehen, damit die Datei nicht erneut hereinkommt.
- Weiterverarbeitung: Importierte Dateien werden danach wie jeder andere Anhang behandelt, einschließlich der KI-Analyse (Abschnitt 7, Google Gemini).
- Trennen und Löschen: Schalten Sie den iCloud-Import aus, liest die App den Ordner nicht mehr; die Dateien darin bleiben unberührt. Trennen Sie Dropbox in der App, widerrufen wir den Zugangsschlüssel bei Dropbox (gelingt das nicht sofort, wiederholen wir den Widerruf bis zu 30 Tage lang) und löschen die gespeicherten Verbindungsdaten; Sie können den Zugriff auch selbst in Ihren Dropbox-Einstellungen unter „Verbundene Apps“ entfernen. Löschen Sie Ihr 4later-Konto, löschen wir das Verzeichnis der Fingerabdrücke und die Verbindungsdaten; den Zugangsschlüssel widerrufen wir dabei bei Dropbox, und gelingt das nicht sofort, wiederholen wir den Widerruf bis zu 30 Tage lang. Die importierten Einträge selbst folgen den Regeln in Abschnitt 5.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen eingeschalteten Funktion). Zu Dropbox als Anbieter siehe Abschnitt 7.
Unsere App integriert verschiedene Dienste, um erweiterte Funktionen bereitzustellen:
Slack (Salesforce): Geht eine Missbrauchsmeldung ein (Abschnitt 6.6), stellt unser Server eine Benachrichtigung in einen internen, nicht öffentlichen Kanal des 4later-Teams bei Slack. Diese Benachrichtigung enthält keine Namen, keine Inhalte und keine Nutzerkennungen – nur die Art der Meldung und eine interne Vorfallsnummer, die sich ausschließlich in unserem internen Bearbeitungssystem einem Vorgang zuordnen lässt. Profilnamen, Nutzerkennungen, der Titel des Themas und der Freitext der Meldung verbleiben ausschließlich auf unseren Servern (Firebase, europe-west1). Slack ist ein Dienst der Salesforce, Inc.; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen; sie ist durch das mit Salesforce abgeschlossene Data Processing Addendum einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Andere Funktionen der App übermitteln keine Daten an Slack.
YouTube Data API (Google): Ermöglicht das Abrufen öffentlicher Metadaten zu YouTube-Videos (Titel, Beschreibung, Thumbnails). An die YouTube-API wird ausschließlich die öffentliche Video-ID übermittelt, keine personenbezogenen Daten. Der Abruf erfolgt serverseitig aus unserer Cloud Function in europe-west1.
Mailgun (Sinch): Die App bietet eine optionale E-Mail-Import-Funktion, bei der E-Mails an eine persönliche 4later-Adresse weitergeleitet werden können. Die Verarbeitung eingehender E-Mails erfolgt über Mailgun (Sinch Email) in der EU-Region Frankfurt. E-Mail-Inhalte und Anhänge werden von Mailgun maximal 7 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht. Werden große Anhänge von Apple Mail als iCloud-Link (Mail Drop) versendet, lädt unser Server diese Anhänge zur Speicherung von Apples iCloud-Servern nach. Aus Missbrauchsschutz-Gründen gilt ein Rate-Limit von 50 E-Mails pro Tag und Nutzer. Fordern Sie in der App einen Export Ihrer Daten an, senden wir Ihnen über Mailgun eine E-Mail mit einem Link zu einer Abrufseite (14 Tage gültig). Der Abruf erfordert eine PIN, die nur in der App angezeigt und nie per E-Mail versandt wird; der eigentliche Download-Link ist nach Eingabe der PIN 15 Minuten gültig. Kündigen wir die Löschung eines nicht genutzten Kontos an (Abschnitt 5), senden wir die Hinweise ebenfalls über Mailgun. Kann eine weitergeleitete E-Mail nicht gespeichert werden, etwa weil das Monatskontingent aufgebraucht, der E-Mail-Import in Ihrem Plan nicht enthalten oder Ihr Speicher voll ist, senden wir Ihnen darüber höchstens einmal im Monat je Grund eine kurze E-Mail an die Adresse Ihres Kontos, ebenfalls über Mailgun. Kann eine dieser E-Mails nicht zugestellt werden oder wird sie als Spam gemeldet, teilt Mailgun uns das mit. Wir speichern dazu die Art der Meldung, den Grund, den Zeitpunkt, Ihre Nutzerkennung und Ihre E-Mail-Adresse nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (SHA-256), damit wir Rückfragen wie „Ich habe keine Nachricht erhalten“ beantworten können. Diese Angaben werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachweisbar zuverlässigen Zustellung). Mailgun agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO mit Standard-Vertragsklauseln (SCCs). Zertifizierungen: SOC 2 Type II, ISO 27001. Datenschutzbeauftragter: DPO@sinch.com.
Google Gemini: Die App nutzt die Google Gemini API (Teil der Gemini Enterprise Agent Platform, früher Vertex AI) zur automatischen Inhaltsanalyse von Anhängen (z. B. PDFs, Bilder, Dokumente und Videos). Bei Video-Anhängen wird zur Erstellung von Titel und Beschreibung neben dem Bildinhalt auch die Tonspur des Videos analysiert. Dabei werden Inhalte an die Google Gemini API übermittelt, um automatische Zusammenfassungen und Beschreibungen zu erstellen. Bei gespeicherten Weblinks erfasst die App zusätzlich beim Speichern einen Schnappschuss des Seiteninhalts auf Ihrem Gerät und lädt ihn zu Ihrem Eintrag hoch; ist die Seite für unseren Server später nicht abrufbar (z. B. Anmeldepflicht), wird die Zusammenfassung aus diesem Schnappschuss erstellt. Tippen Sie im eingebauten Browser auf „Als Vorschau verwenden“, lädt die App zusätzlich ein Bild der gerade angezeigten Seite als Vorschaubild sowie deren Text als Schnappschuss hoch, auch wenn Sie auf der Seite angemeldet sind; die Zusammenfassung wird daraus neu erstellt. In geteilten Themen sehen alle Mitglieder dieses Bild und die Zusammenfassung. Darüber hinaus nutzt die App Google Gemini für die automatische Themen-Zuordnung: Aus den Inhalten eines Themas wird eine Beschreibung des Themas abgeleitet, pro Eintrag wird beurteilt, ob er zu seinem Thema passt, und bei einer klaren Empfehlung wird der Eintrag automatisch in das passende Thema einsortiert (in den Einstellungen abschaltbar). Hierfür werden Titel und Notizen Ihrer Einträge, KI-Zusammenfassungen sowie die Titel und Beschreibungen Ihrer Themen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Multi-Region. Google verwendet diese Daten gemäß den Google Cloud-Nutzungsbedingungen nicht zum Training von KI-Modellen. Es gilt eine Zero-Data-Retention-Richtlinie, d. h. Kundendaten werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung intelligenter App-Funktionen).
KI-Assistent (Chat): Die App bietet einen optionalen KI-Assistenten, mit dem Sie in natürlicher Sprache Fragen zu Ihren gespeicherten Einträgen stellen können. Dabei werden Ihre Chat-Nachricht, der bisherige Gesprächsverlauf sowie relevante Inhalte Ihrer Einträge (z. B. Titel, Notizen, KI-Zusammenfassungen und ausgewählte Anhangsinhalte) an die Google Gemini API (EU-Multi-Region) übermittelt, um Ihre Frage zu beantworten und passende Einträge zu finden. Es gelten dieselben Bedingungen wie bei der Anhang-Analyse (keine Nutzung zum Modelltraining, Zero-Data-Retention). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Google speichert Ihre Anfragen und die Antworten nicht. Ihren Chat-Verlauf speichern wir in Ihrem Konto, damit Sie ihn auf Ihren Geräten wiederfinden; das gilt auch für Fragen, die Sie per Siri an 4later stellen (Abschnitt 6.7). Sie können einzelne Gespräche in der App löschen; mit der Löschung Ihres Kontos wird der gesamte Verlauf gelöscht. Für das monatliche Kontingent Ihres Plans zählen wir Ihre Anfragen; darüber hinaus erheben wir zur Verbesserung und Missbrauchsvermeidung nur anonyme Nutzungszähler.
Semantische Suche (Einbettungen): Damit der KI-Assistent und ein von Ihnen verbundener externer Assistent (MCP-Schnittstelle) Einträge auch dann finden, wenn Ihre Frage andere Worte verwendet als der Eintrag, berechnet unser Server zu jedem Eintrag einen sogenannten Einbettungsvektor: eine Folge von Zahlen, die die Bedeutung des Textes abbildet. Dafür werden der Titel, die Notizen und die KI-Zusammenfassung des Eintrags, die Titel und KI-Zusammenfassungen von bis zu fünf Anhängen sowie der Titel des Themas an die Google Gemini API (Modell für Einbettungen, EU-Multi-Region) übermittelt; Dateinamen und Dateiinhalte gehören nicht dazu. Es gelten dieselben Bedingungen wie bei der Anhang-Analyse (keine Nutzung zum Modelltraining, Zero-Data-Retention). Den Vektor speichern wir auf unseren Servern beim jeweiligen Thema (Firebase, europe-west1); aus ihm lässt sich der ursprüngliche Text nicht zurückgewinnen, und Apps und verbundene Assistenten können ihn nicht lesen. Er wird neu berechnet, wenn sich der Inhalt des Eintrags ändert, und mit dem Eintrag gelöscht (auch beim Leeren des Papierkorbs sowie mit der Löschung des Themas oder Ihres Kontos). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer treffsicheren Suche in Ihren eigenen Inhalten).
Anbindung externer KI-Assistenten (MCP-Schnittstelle): Sie können Ihren eigenen KI-Assistenten (z. B. Claude von Anthropic oder ChatGPT von OpenAI) über eine sichere Schnittstelle (MCP, OAuth 2.1) mit Ihren 4later-Daten verbinden. Die Verbindung stellen ausschließlich Sie selbst her, indem Sie sich im Verbindungsvorgang mit Ihrem Apple- oder Google-Konto anmelden und den Zugriff ausdrücklich autorisieren. Der verbundene Assistent kann anschließend Ihre Einträge durchsuchen (nach Stichworten und nach Bedeutung, siehe „Semantische Suche“) und lesen (Themen, Titel, Notizen, KI-Zusammenfassungen, Anhänge über kurzlebige Download-Links sowie auf Anfrage Ihre KI-Chat-Verläufe); ein Schreibzugriff besteht derzeit nicht. Wichtig: Inhalte, die Ihr KI-Assistent abruft, werden an dessen Anbieter übermittelt und dort nach dessen eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeitet – je nach Anbieter auch außerhalb der EU (z. B. USA). 4later hat auf diese Verarbeitung keinen Einfluss; bitte informieren Sie sich in der Datenschutzerklärung Ihres KI-Anbieters. Sie können die Verbindung jederzeit beim jeweiligen KI-Anbieter trennen; ohne Nutzung erlischt sie spätestens nach 30 Tagen von selbst (Zugriffstoken laufen bereits nach 60 Minuten ab).
Website-Screenshots und E-Mail-Rendering (eigener Dienst): Zur Erstellung von Vorschaubildern für gespeicherte Weblinks sowie zum Rendern eingehender E-Mail-Inhalte als PDF-Anhang betreibt die 4later UG (haftungsbeschränkt) einen eigenen Browserless-Dienst (Headless Chromium) auf Google Cloud Run in der EU-Region (europe-west1). Verarbeitet werden: URLs gespeicherter Weblinks sowie der HTML- oder Plaintext-Inhalt weitergeleiteter E-Mails einschließlich eingebetteter Bilder (Content-ID). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur. Es erfolgt keine Weitergabe an externe Drittanbieter. Generierte Vorschaubilder und PDF-Renderings werden in Google Cloud Storage (EU) gespeichert.
Google Sign-In (Google Ireland Limited): Optionale Authentifizierung via Google-Konto. Übermittelt werden Google-E-Mail, Anzeigename und Profilbild-URL. Verarbeitung über Firebase Auth in der EU.
Apple-Dienste: Die App nutzt folgende Apple-Dienste, die unter dem Apple Developer DPA und dem EU-US Data Privacy Framework verarbeitet werden:
– Apple Sign-In: Optionale Authentifizierung via Apple-ID (optional mit Private Relay für die E-Mail-Adresse).
– Apple Push Notification Service (APNS): Zustellung von Push-Benachrichtigungen (Device-Tokens, USA).
– App Attest / DeviceCheck: Geräte-Attestation für Firebase App Check (keine personenbezogenen Daten).
– StoreKit: Verwaltung von In-App-Käufen und Abonnements (Transaktions-IDs).
– EventKit: Optionale lokale Synchronisierung von Erinnerungen mit dem Apple Kalender (erfolgt ausschließlich auf dem Gerät, keine Server-Übertragung durch uns).
– Siri und App Intents: Ausführung von Kurzbefehlen und Siri-Anfragen an 4later (siehe Abschnitt 6.7).
– MapKit (Apple Karten): Für einen gespeicherten Link aus Apple Karten oder Google Maps zeichnet die App die Vorschaukarte auf Ihrem Gerät. Dazu lädt sie den Kartenausschnitt um den Ort aus dem Link bei Apple (die Koordinaten dieses Ortes; keine Nutzerkennung, keine weiteren Inhalte). Das geschieht nur, wenn ein solcher Link angezeigt wird; es ist nicht Ihr eigener Standort.
Dropbox (Dropbox, Inc., USA): Verbinden Sie im Ordner-Import Ihr Dropbox-Konto (Abschnitt 6.9), ruft unser Server die Dateien aus dem App-Ordner „Apps/4later Import“ über die Programmierschnittstelle von Dropbox ab und löscht sie dort auf Wunsch nach dem Import. An Dropbox übermitteln wir dabei nur, was dafür nötig ist: den Zugangsschlüssel, die Positionsmarke des Ordners sowie Pfad und Version der abzurufenden oder zu löschenden Dateien. Dropbox meldet unserem Server Änderungen im Ordner; diese Meldung enthält nur die Kennung Ihres Dropbox-Kontos. Dropbox ist nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern der Speicheranbieter, den Sie selbst gewählt haben; für die Speicherung Ihrer Dateien in Ihrem Dropbox-Konto gelten Ihr Vertrag mit Dropbox und dessen Datenschutzerklärung (https://www.dropbox.com/privacy). Die Datenübermittlung an Dropbox, Inc. in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework: Dropbox, Inc. ist dort zertifiziert (Status „aktiv“, geprüft am 6. Oktober 2026, https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6495); Dropbox nennt daneben die EU-Standardvertragsklauseln. Andere Funktionen der App übermitteln keine Daten an Dropbox.
Freshdesk (Freshworks Inc., USA): Optionales Support-Ticket-System, erreichbar über einen Link in den App-Einstellungen. Bei Nutzung verarbeitet Freshworks Ihre eingegebenen Support-Anfragen (E-Mail-Adresse, Name, Ticket-Inhalt) in den USA und Indien. Der Drittlandtransfer ist durch Standard-Vertragsklauseln (SCCs) abgesichert. Zertifizierungen: ISO 27001, SOC 2 Type II. Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung von Freshworks unter https://www.freshworks.com/privacy/. Datenschutzbeauftragter: dpo@freshworks.com.
Die Daten, die durch diese APIs erhoben werden, unterliegen den jeweiligen Datenschutzrichtlinien der Drittanbieter. Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte die Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Drittanbieter.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an support@4laterapp.com.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO:
(a) Einwilligung (z. B. bei Kalenderzugriff oder Anmeldung mit Apple-/Google-Account)
(b) Vertragserfüllung (z. B. Bereitstellung der App-Funktionen, Synchronisation, E-Mail-Import, Ordner-Import)
(f) berechtigtes Interesse (z. B. Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit, KI-Inhaltsanalyse, Missbrauchsprävention)
Diese Datenschutzerklärung ist Teil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die die rechtlichen Grundlagen für die Nutzung unserer App darstellen. Bitte lesen Sie diese sorgfältig durch, um sich über Ihre Rechte und Pflichten bei der Nutzung unserer Dienste zu informieren.
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